Catat, Ini 8 Struktur Organisasi Event Organizer yang Harus Ada!

CEO

CEO atau Chief Executive Officer merupakan tingkatan tertinggi dari struktur event organizer. Mereka yang berada di tingkatan ini adalah pemilik langsung sebuah EO. Tugas dan tanggung jawabnya bisa berbagai macam.

Misalnya, menetapkan dan melaksanakan strategi pemasaran EO, membangun tim kepemimpinan, mengambil keputusan, menetapkan visi perusahaan, serta bertugas untuk berkomunikasi kepada semua pemangku kepentingan dalam struktur EO.

Event Manager

Di bawah CEO ada yang namanya event manager. Event manager tersebut memiliki tanggung jawab untuk memimpin jalannya acara dan sebagai penanggung jawab atas kelancaran dan kesuksesan acara dari awal dimulai sampai selesai.

Namun, secara keseluruhan event manager mempunyai tugas seperti di bawah ini:

• Mengidentifikasi lokasi yang tepat untuk klien
• Seleksi dan mengelola vendor
• Mengelola anggaran
• Koordinasi teknis dan mengatur jalannya kegiatan
• Mengelola tim event
• Evaluasi dan pembelajaran setelah acara
• Mengawasi pelaksanaan acara

Public Relation

Public relation atau hubungan masyarakat adalah struktur organisasi event yang bertugas sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor atau penyandang dana kepada show director dan project officer.

Para PR juga mempunyai jobdesk secara umum membangun hubungan baik dengan media, menangani krisis yang terjadi di lapangan, jembatan komunikasi antar petugas EO, mengembangkan branding dan citra EO, serta sebagai media monitoring.

Petugas Lapangan

Selain CEO, event manager, dan PR, susunan panitia acara juga terdiri dari field officer atau petugas lapangan. Petugas lapangan bertugas untuk menangani persiapan venue pelaksanaan acara, membuat promosi, dan melakukan perijinan serta keamanan.

Bukan hanya itu saja, crew lapangan juga harus menangani konsumsi, pengadaan perlengkapan, melakukan perencanaan keuangan, mengurus kesekretariatan, dan masih banyak lagi. 

Umumnya, petugas lapangan terdiri dari banyak orang. Sebab, tugas di lapangan sangat banyak. Orang-orang yang bekerja di bagan ini biasanya memakai HT untuk berkomunikasi satu sama lain. Jika butuh HT, percayakan saja pada penyewaan HT Surabaya.  

Petugas Talent

Talent officer atau petugas bakat memiliki sejumlah tugas kerja yang tak kalah penting dari petugas lapangan, yakni menangani pekerjaan yang berhubungan dengan pengisi acara. Apabila acara tersebut berkaitan dengan pameran seni, maka talent yang perlu dihubungi adalah pelukis.

Sama halnya jika acara itu terkait konser musik sekolah, maka yang perlu dihubungi adalah penyanyi. Para petugas talent pun wajib menangani perihal negosiasi waktu, membuat proposal PDF MOU untuk kebutuhan artis, upah talent, transportasi, konsumsi, akomodasi, dan lain sebagainya.

Petugas Acara

Selanjutnya, dari struktur organ EO ada petugas acara atau disebut show officer. Petugas acara bertanggung jawab terhadap kualitas sajian penyelenggaraan acara baik dari bentuk artistik ataupun kenyamanan audiens tua dan muda.

Orang-orang yang bekerja sebagai petugas acara EO memiliki beberapa crew sebab mereka tidak bisa bekerja sendirian. Sehingga, tim mereka akan terdiri dari stage manager, sound engineer, lighting man, dan sejenisnya.

Masing-masing crew nantinya menangani semua permasalahan artistik, cara tampilan panggung, dan dekorasi. Tugas mereka adalah menggelar acara dari sebelum acara berlangsung sampai event berakhir.

Art Director

Pada dasarnya, tugas seksi art director dalam event adalah bertanggung jawab kepada permasalahan seputar artistik. Sebagai contoh, menangani tampilan panggung, dekorasi, dan efek yang berhubungan dengan estetika.

Art director juga bekerja dengan sejumlah tim. Mereka biasa menangani presentasi konsep secara visual, membuat tampilan sebuah publikasi event, hingga meninjau dan menyetujui desain yang dipakai di acara tersebut.

Pengelola Panggung

Stage manager atau pengelola panggung merupakan bagian dari struktur organisasi EO. Sie ini bertanggung jawab atas hal apapun yang membuat acara lancar tanpa terkecuali.

Pengelola panggung juga yang mengatur kapan tepatnya para talent atau pengisi acara harus muncul. Stage manager pun harus mengurus urusan waktu tampil para talent hingga kapan mereka istirahat sampai acara selesai.