Mau Ngadain Acara Kumpul Kantor? Bentuk Dulu 10 Susunan Panitia Gathering Berikut!

Ketua Pelaksana

Anggota panitia yang memiliki peran paling penting dalam sususan kegiatan gathering yaitu ketua pelaksana. Tugas ketua meliputi beberapa tanggung jawab. Pertama, memastikan setiap seksi mengerjakan tugas yang telah ditentukan.

Seorang ketua juga harus mengontrol dan memastikan seluruh persiapan yang telah dilakukan sebelum hari H. Kemudian, ketua wajib pula melaporkan segala bentuk berita persiapan kegiatan kepada pihak yang mempunyai acara, contoh bos atau manager kantor.

Sekretaris

Sebagai sekretaris tugas utama mereka dalam panitia gathering adalah menyiapkan dan mengajukan proposal acara kepada atasan. Proposal ini nantinya akan direview oleh atasan apakah mereka menyetujui atau menolak rencana yang sudah tim panitia susun bersama.

Sekretaris juga bertugas mencatat dan merapikan seluruh laporan hasil meeting panitia, menyiapkan seluruh administrasi acara, menyiapkan desain merchandise dan banner acara, serta menyiapkan ID card untuk semua panitia.

Bendahara

Seperti yang Anda ketahui, tugas bendahara baik dalam susunan panitia family gathering maupun panitia acara lain sama. Mereka yang bertugas sebagai bendahara memiliki tanggung jawab membantu segala urusan terkait keuangan.

Di samping itu, mereka juga wajib membuat laporan lengkap keluar masuk uang yang dipakai untuk menyelenggarakan acara. Bendahara wajib pula mendukung segala hal yang berkaitan dengan operasional acara.

Sie Acara

Beda dengan tugas bendahara, jobdesk sie acara meliputi membuat rundown yang akan dilaksanakan dari awal sampai akhir, menyusun bagian tema acara, hingga memandu jalannya event.

Selain itu, para penanggung jawab dalam sie acara bertugas membuat games yang seru, menyiapkan doorprize menarik, dan bertanggung jawab atas kesuksesan acara. Sie acara dapat Anda temukan pula dalam penyelenggaraan pameran seni.

Sie Perlengkapan

Di dalam susunan panitia gathering perusahaan terdapat sie perlengkapan atau logistik. Para anggota yang berada dalam tim pelaksanaan ini bertugas menyediakan kebutuhan barang yang akan digunakan saat acara berlangsung.

Tim perlengkapan juga memiliki tanggung jawaban terkait pembelian dan penyewaan alat seperti sewa HT Sidoarjo untuk memudahkan komunikasi antar panitia. Termasuk sound dan listrik perlu mereka pastikan telah ada dan berfungsi normal.

Kemudian, berikut adalah tugas-tugas lain dari sie perlengkapan:

• Menyiapkan spanduk atau backdrop panggung.
• Bertugas menata dekorasi panggung.
• Menyiapkan layout dan petunjuk jalan di lokasi acara.
• Selalu stand by ketika acara berlangsung.
• Mendistribusikan merchandise ke seluruh peserta.
• Merapikan semua peralatan yang sudah dipakai setelah acara selesai.

Sie Konsumsi

Sama seperti struktur organisasi di dalam sekolah, sie konsumsi bertugas menyiapkan konsumsi, misalnya makan siang, makan malam, minuman, dan snack. Panitia konsumsi memiliki visi memilih rumah makan yang tepat untuk peserta.

Lalu, tugas lainnya meliputi menyiapkan koordinasi waktu untuk makan, menyusun aneka doorprize di tempat yang telah disediakan, melakukan pendistribusian kupon doorprize, dan melakukan pembagian doorprize.

Sie Transportasi

Menjadi sie transportasi berarti siap menjadi pemandu dan memastikan semua karyawan tua maupun muda sudah berada di dalam kendaraan. Tugas terkait sie perlengkapan juga berkaitan dengan membagikan snack dan minuman untuk setiap peserta di dalam bus.

Kemudian, Anda harus bertanggung jawab terhadap penyewaan kendaraan untuk menuju ke lokasi. Sebagai panitia transportasi, Anda perlu berkoordinasi dengan semua bus saat dalam perjalanan menggunakan penyewaan HT Sidoarjo yang murah, mulai 12 ribu rupiah saja bisa sewa seharian.

Seksi Dokumentasi

Kalau Anda berada dalam seksi dokumentasi, itu berarti Anda bertugas menyiapkan perlengkapan untuk publikasi. Anda harus bisa mendokumentasikan foto dan video seluruh kegiatan karya gathering.

Liputan dokumentasi nantinya akan meliputi foto dan video sebelum acara berlangsung, saat acara berlangsung, dan sesudah acara. Bahkan, Anda boleh mendokumentasikan kegiatan persiapan ketika panitia organisasi menyiapkan acara.

Seksi P3K

Sususan panitia gathering ada yang tersusun atas seksi P3K. Walaupun sebenarnya ini tanggung jawab masing-masing peserta, namun panitia juga bertanggung jawab bila ada yang tidak membawa obat-obatan.

Seksi P3K wajib menyiapkan perlengkapan P3K seperti yang ada di ruang kelas, memastikan kelayakan P3K, memberikan pertolongan pertama bila ada yang sakit, hingga bertugas membawa peserta ke rumah sakit bila dibutuhkan.

Seksi Kebersihan

Tujuan adanya seksi kebersihan dalam struktur kepanitiaan gathering tidak lain adalah bertanggung jawab atas kebersihan. Para anggota juga wajib memastikan kerapian lokasi yang akan mereka gunakan.

Kenyamanan penggunaan lokasi acara perlu Anda perhatikan pula. Selain itu, seksi kebersihan bertugas memastikan kebersihan kendaraan yang akan peserta gunakan selama ke lokasi dan pulang kembali.