Banyak yang Mengira Mudah, Padahal 7 Tugas WO Ini Cukup Menantang!

Merencanakan Tema dan Konsep

Tugas pertama wedding organizer adalah merencanakan tema dan konsep acara pernikahan. Secara umum, WO profesional telah memiliki sejumlah pilihan gambar paket pernikahan untuk ditawarkan kepada klien. Paket tersebut sudah termasuk konsep acara yang akan digunakan, di Jakarta misalnya.

Tim WO juga harus memahami visi dan misi acara pernikahan impian pasangan pengantin. Oleh karena itu, pasangan pengantin wajib mengutarakan keinginan mereka sedetail mungkin saat interview dan tim WO bertugas memberikan solusi atas kemauan klien.

Berkoordinasi dengan Vendor

Tugas wedding organizer yang kedua yakni bertugas sebagai jembatan antara pasangan pengantin dan berbagai vendor yang terlibat dalam acara pernikahan. Vendor-vendor ini termasuk fotografer, catering booth, MUA, sampai dengan pengisi acara.

Meskipun wedding planner memiliki kerja sama vendor sendiri, namun Anda bisa menggunakan contoh pilihan vendor yang Anda miliki. Selanjutnya, petugas WO akan memastikan semua pihak baik pihak WO dan vendor dapat bekerja sama dengan baik.

Menyiapkan Susunan Acara

Tugas WO pernikahan setelah berkoordinasi panjang lebar dengan vendor adalah menyusun bagan rencana acara pernikahan secara terperinci mulai dari pembukaan hingga penutupan. Lalu, tim WO akan menyampaikan kepada klien tentang rincian tersebut.

Rincian acara tersebut termasuk ke dalam menentukan tanggal pernikahan, lokasi, dan gaya event. Pada saat menyusun rincian acara, tim WO juga berkesempatan menanyakan apakah bantuan bridesmaid dan penerima tamu perlu dihadirkan atau tidak.

Menyusun Anggaran Pengeluaran

Ternyata jasa organ wedding memiliki fungsi mengatur anggaran pernikahan Anda, lho. Karena setiap bride memiliki perbedaan budget pernikahan sendiri, maka WO perlu merincikan anggaran pernikahan Anda sesuai budget yang ada.

Para petugas wedding planner akan membantu Anda mencari cara untuk mengoptimalkan pengeluaran dan mempertimbangkan pengeluaran berdasarkan tema dan konsep pernikahan yang Anda inginkan.

Lalu, bagi tim event wedding wajib siapkan anggaran untuk sewa HT Sidoarjo juga supaya saat berkoordinasi dengan setiap anggota tim jadi lebih mudah. Harga sewa HT murah banget, mulai 12 ribu rupiah per harinya.

Menentukan Lokasi Acara Pernikahan

Description kerjaan WO berikutnya ialah ikut menentukan lokasi pernikahan yang tepat dan sesuai dengan tema, konsep, maupun budget si pengantin. Kemudian, pengurus wedding akan membantu memilih among tamu sesuai jumlah agar bisa membantu di venue pernikahan.

Para petugas WO juga memastikan lokasi, harga sewa, dan ketersediaan tempat pada tanggal yang sudah ditentukan oleh CPP dan CPW. Jangan sampai tidak dapat slot karena kalau sudah begitu Anda harus mencari lokasi lain. Oleh sebab itu, lakukan survei secara teliti. 

Tim perancang wedding pun acap kali membantu pemilihan dekorasi. Selanjutnya, tim akan berkoordinasi dengan vendor supaya dekorasi akad, kirab, dan resepsi pernikahan sudah sesuai dengan keinginan.

Mengatur Acara di Hari H

Tidak berhenti sampai di kepengurusan venue, tugas crew wedding organizer yaitu ikut mengatur jalannya acara alun pernikahan di hari H. Ini berarti para petugas wedding harus ada di venue pernikahan terlebih dulu daripada pengantin.

Di samping itu, tim WO juga bertugas menjadi timekeeper, melaksanakan acara sesuai dengan rundown, dan menyiapkan rencana darurat. Ini penting sebagai jaga-jaga jika terjadi hal yang tidak diinginkan selama acara berlangsung.

Petugas utama, termasuk assistant organisasi WO juga bertanggung jawab menjaga keselamatan dan kenyamanan para tamu yang hadir. Tim wedding pun harus memastikan bahwa lokasi acara dan tamu mematuhi segala protokol keamanan yang ada.

Anda bisa memanfaatkan penyewaan HT Sidoarjo sebagai alat monitor kondisi lapangan. Dengan demikian, setiap anggota wedding organizer dapat mencari solusi jika memang hal yang tidak diinginkan terjadi. 

Menyelesaikan Tugas Setelah Acara Selesai

Sebagai WO profesional, sudah sepatutnya menuntaskan pekerjaan akhir. Acara selesai bukan berarti tugas struktur pengurus wedding selesai juga. Mereka harus mengirim hantaran, mahar, sampai dengan kado ke rumah pengantin.

Tim wedding perlu memastikan pula keamanan kotak amplop dan buku tamu yang berisi uang dari tamu undangan. Para petugas wedding juga wajib melaporkan rincian definisi kegiatan dan pengeluaran selama pernikahan.

Apabila ada budget lain seperti tambahan uang kebersihan juga harus diberi tahukan kepada pengantin. Jangan sampai ada yang terlewat agar tidak ada hal yang merugikan baik pada tim WO maupun sang keluarga pengantin.